5 actions pour une organisation efficace

👋🏼 Bonjour et bienvenue dans mon premier article !

Je suis très excitée à l’idée de me lancer dans cette nouvelle aventure 💻 et de vous livrer deux fois par mois des astuces, des témoignages, des backstages et encore plein d’autres choses !
Le but étant de partager mes conseils autour de mon métier de graphiste et directrice artistique en freelance. Je suis ouverte aux nouvelles expériences donc n’hésitez pas à me laisser vos avis et expériences en commentaire.

Aujourd’hui je vous partage donc les cinq actions qui me semblent importantes pour être organisé(e) et efficace au quotidien.

 

1) Se donner des objectifs à la semaine / au mois / à 6 mois / à l’année

Tout d’abord, chaque 1er jour du mois, je me pose au bureau avec un bon café.
C’est mon rituel. Tous les 1er lundi de l’année, puis par la suite, de chaque mois, je fixe mes objectifs. Je suis quelqu’un qui a beaucoup d’idées et qui aime faire plein de choses en même temps. J’ai besoin de ce rituel d’organisation pour me stabiliser et avoir un fil conducteur.
Je prends donc six feuilles, de papier, car pour ma part, j’adore surligner, entourer et faire des flèches un peu partout !
📋 1 feuille « PRO de la semaine »
📋 1 feuille « PRO du mois »
📋 1 feuille « PRO dans 6 mois »
📋 1 feuille « PRO de l’année »
📋 1 feuille « PERSO tous les objectifs»
📋 1 feuille « Autre » (j’ai choisi “Sport” pour moi)

🖊 Je liste tout ce qui me passe dans la tête. Ici l’ordre n’a pas d’importance, ça sera l’étape suivante. Mon but ultime est de vider mon cerveau sur le papier.

 

 

2) Ranger les idées dans des cases

Je prends quatre stabilos de différentes couleurs. J’ai besoin de repères visuels pour catégoriser mes objectifs. Par exemple :
Le rose = « les objectifs de la semaine » C’est la couleur que j’ai et qui ressort le plus, et donc qui signifie le plus « pressé » à faire.
Le orange = « les objectifs du mois »
Le jaune = « les objectifs des 6 mois »
Le bleu = « les objectifs de l’année » Le bleu est, pour moi, la couleur la plus positive, c’est donc pour ça que je l’attribut à mes objectifs de l’année, et je me sens donc sereine pour les mettre en place.
Et c’est partiiiiiiii, je surligne ! Et j’attribue chaque tâche à sa catégorie.

 

3) Prioriser les tâches

Une fois l’étape 1 et 2 terminée, je donne un numéro de « passage » selon mes priorités. Ce sont donc ces numéros qui vont me permettre de respecter mes deadlines, d’être fiable pour mes clients et d’avancer efficacement.
Puis je mettrai au propre ces listes afin de les accrocher face à mon bureau pour les avoir toujours devant moi.

 

4) Estimer un planning le plus juste possible

Je reporte tout ça dans mon calendrier. 🗓
C’est aussi à ce moment là que j’estime le temps de chaque tâche en prenant un peu de marge pour ne pas être dans le rouge (ici, le rouge = retard !). Je programme aussi, si nécessaire, des alarmes 🔔, comme les relances ou les tâches récurrentes et importantes.

🤓 En résumé :
🖊 J’ai fait tout ça en 1h30, il me suffira juste de me consacrer 20 minutes à chaque fin de semaine pour programmer mon travail.

 

5) Calculer un budget pro

Les revenus
1- Je liste mes revenus fixes (je sais donc que ça ne changera pas de l’année).
2 – Mes revenus aléatoires (ces montants vont varier tout au long de l’année, l’objectif étant de les faire grandir et de les faire passer en revenus fixes).
3 – Je calcule la somme de mes revenus du mois (Ce montant a-t-il augmenté ou diminué par rapport au mois précédent? Et par rapport à l’année précédente ?).

Les dépenses
1- Je liste mes dépenses fixes (Quel est la nature de ces dépenses? Sont-elles nécessaires?). J’inclue le montant des charges dans cette catégorie.
2- Mes dépenses aléatoires (Ces dépenses ont-elles portées leur fruit? Puis-je les éliminer pour le mois suivant ?).
3 – Je calcule la somme des dépenses et je fais le point par rapport aux dépenses du mois dernier ou de l’année précédente.

〰️ Les totaux
– Je calcule ce que j’ai gagné.
– J’analyse ce que j’ai dépensé.
– J’ajoute les 2 montants.
👀 Puis je reporte ce montant sur un graphique qui me permet de voir en un seul coup d’oeil ma performance.
✍🏻 J’analyse cette performance en commentant mon CA du mois en Points positifs // Points à améliorer.
✔️ Analysez et recalculez ponctuellement l’avancée du planning et des objectifs.
🔵 Chaque fin de semaine (et avant de partir en week-end) je fais un point sur la semaine. Tout ce que je n’ai pas pu faire (par manque de réponse de mon interlocuteur ou autre raison), je le reporte à la semaine suivante. Je programme en même temps la semaine suivante afin d’avoir la tête légère en week-end 😎 et me consacrer à autre chose que mon travail, comme à moi 🏄🏻‍♀️ ou à la famille 👩🏻‍🍳 par exemple ).

 

6) En résumé 🤓

🖊 Toute cette organisation me permet de ne rien oublier (rdv clients, déclarations, points avancement, relances clients, finalisation de tâche)
🖊 Je peux mieux tenir les délais fixés seule ou avec mes clients. Je bâtis ainsi une relation de confiance avec mes clients, ce qui est un atout pour faire durer le partenariat et obtenir de bonnes recommandations.
🖊 Le fait de pouvoir estimer le plus justement possible mes tâches, cela me donne la possibilité d’en faire plus et aussi de me booster. Je suis bienveillante avec moi-même car je vois mon évolution 😃. Et si je me relâche 😖, je peux me mettre un petit coup de pied aux fesses. Avec l’expérience, des tâches seront de plus en plus rapides à effectuer, alors qu’à l’inverse, les nouvelles tâches, seront plus longues à effectuer au début, mais avec le temps, je me rendrai compte de mon évolution. 💪🏼
🖊J’ai désormais une base pour partager et échanger avec d’autres auto-entrepreneurs et chefs d’entreprises pour améliorer mon organisation.

J’espère que ce premier article vous aura plus autant que j’ai pris de plaisir à l’écrire ! Je reste à votre disposition en commentaire, vous pouvez me suivre dès à présent sur les réseaux sociaux !

A bientôt !

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